סקר חדש חושף: רק 31% מהמטפלים נעזרים בתוכנה לניהול תיעוד קליני

התיעוד הוא השותף השקט של כל מפגש טיפולי. הוא מאגר של תובנות קליניות, מפת הדרכים של התקדמות המטופל, ומרכיב קריטי באחריות המקצועית והמשפטית. ובכל זאת, עבור מטפלים רבים, הוא נותר החלק המאתגר ביותר בחוויית הקליניקה הפרטית. כדי להבין זאת טוב יותר, ערכנו סקר מעמיק שבוחן כיצד מטפלים מנהלים את הרגלי התיעוד שלהם – החל בסוג הכלים שהם בוחרים לצורך ביצוע התיעוד ועד לכמות הזמן שהם משקיעים במלאכת סיכום הפגישות.

השאלות ששאלנו בסקר, הממצאים המפתיעים שחשפנו, לצד התובנות שעלו מן התשובות, מובאים לפניכם.

אחת השאלות שסיקרנו אותנו היא כמה זמן נדרש למלאכת התיעוד לאחר המפגש. הממצאים שלנו הציגו טווח רחב:

כ- 31.4% מהמטפלים מקדישים לכך פחות מ- 5 דקות, כ- 34.3% מקדישים בין 5-10 דקות לתיעוד כל פגישה, ואילו 34.3% הנותרים מקדישים בין 10–20 דקות וחלקם אף למעלה מ- 20 דקות לכל מפגש.

• תובנה: השונות הגדולה בזמני התיעוד מעידה על כך שתיעוד אינו משימה "סטנדרטית"; הוא משתנה מאוד בהתאם לסגנון האישי ולמורכבות התיקים. זה אומר שמטפלים רבים חשים, ככל הנראה, את העול של התיעוד, כאשר חלק משמעותי מחייהם המקצועיים מוקדש למקלדת ולא למרחב הקליני. ייעול התהליך הזה הוא לא רק עניין של נוחות – הוא קריטי למניעת שחיקה מקצועית בקרב מטפלים רבים.

גם לשאלה זו קיבלנו תשובות מגוונות: בשעה ש- 50% מהנשאלים מקדישים מקסימום של 1-2 שעות בשבוע לעבודה משרדית הקשורה למלאכת התיעוד, כ- 15% מהמטפלים "מבלים" למעלה מ- 4 שעות וחלקם אף למעלה מ- 6 שעות בכל שבוע (!) במטלות הקשורות לתיעוד – כלומר בין ½ ל ¾ יום עבודה.

תובנה: שיעור לא מבוטל של מטפלים זקוקים להחזר של זמן. כל שעה שניתן לחסוך ע"י אוטומציה או תמלול קולי חכם, מתורגמת ישירות לשיפור באיכות החיים, מניעת שחיקה ופוטנציאל הכנסה גבוה יותר. לכן, שיפור יעילות התיעוד מהווה צורך עסקי וקליני חיוני עבור מטפלים.

שאלנו את המטפלים מתי הם מוצאים זמן לכתוב את הסיכומים שלהם. כ- 25.7% עושים זאת מיד לאחר המפגש, 40% מוצאים זמן בין הפגישות או מחכים לסוף היום, ו-22.9% נוספים מרכזים את התיעוד ל"מרתון" כתיבה גדול בסוף השבוע.

• תובנה: העובדה שכמעט חצי מהמשיבים מחכים לסוף היום או אפילו לסוף השבוע חושפת עומס קוגניטיבי משמעותי. ריכוז סיכומים בסוף השבוע עלול להוביל לפערים בזיכרון ולמתח מיותר. 

המטרה של כלים קליניים עתידיים צריכה להיות פיתוח "תיעוד במיקרו" – מתן אפשרות למטפלים לתפוס את המהות הקלינית בזמן אמת, ובכך למעשה להקל או לבטל לגמרי את הצורך בכתיבת סיכומים ארוכים ומייגעים במועד מאוחר יותר.

באופן מפתיע, 48.6% מהמטפלים מדווחים שהם קוראים את התיעוד מהמפגשים הקודמים רק כשיש צורך ספציפי, בעוד ש- 34.3% בלבד עושים זאת לפני כל מפגש המשך.

• תובנה: הממצא הזה מצביע על פערים בשימוש הנוכחי בתיעוד. לעיתים קרובות מתייחסים לתיעוד כאל מטלה של מילוי חובות, משהו שצריך לסמן עליו "וי", ולא כאל כלי קליני אפקטיבי. הממצאים שלנו מעלים שאלה חשובה: במידה והתיעוד היה נגיש יותר, מאורגן בצורה חכמה ונוח לקריאה, האם זה היה גורם לרוב המטפלים לחזור ולקרוא אותו בתכיפות גבוהה יותר?

אנחנו מאמינים שתיעוד הכתוב ומאורגן היטב מהווה נכס עבור מטפלים בכך שהוא מזמין קריאה חוזרת, מסייע לראות התקדמות לאורך זמן, לזהות דפוסים ולקבל החלטות קליניות מושכלות יותר.

דבר נוסף שסיקרן אותנו לדעת הוא מה מהווה את האתגר הגדול ביותר בכתיבת סיכומים? גילינו כי 37.5% חשים שמציאת הזמן לתיעוד עצמו מהווה את האתגר העיקרי, ואחריו כ- 28% המתקשים ב"שמירה על איזון בין תמציתיות לפירוט".

תובנה: המאבק על האיזון בין פירוט יתר להכללה הוא האתגר האוניברסלי של התיעוד הקליני. איך ללכוד את העומק הרגשי של המפגש בצורה יעילה שעומדת בדרישות החוק? לצד ממצא זה, בלט גם התסכול ממציאת זמן למלאכת התיעוד, אשר הדגיש את הצורך בשימוש בכלי שמסייע בסיכום פגישות בצורה נוחה ויעילה.

הפער הטכנולוגי: באילו כלים אתם משתמשים לתיעוד?

זהו הממצא המסקרן ביותר לדעתנו, שעלה מן הסקר הנוכחי: נכון להיום, שיטות התיעוד נחלקות באופן הבא: 31.3% משתמשים במחברות ידניות, 34.4% משתמשים בתוכנות כלליות כמו Word או Google Docs, ו- 31.3% בלבד משתמשים בתוכנות ייעודיות לניהול קליני. 

בנוסף, כששאלנו את המטפלים אילו תכונות הם היו מעוניינים לקבל בכלי דיגיטלי, 84.4% דירגו תמלול קולי אוטומטי כחשוב ביותר, וכ- 72% דרשו נגישות ופשטות שימוש.

• תובנה: על אף הזמן הלא מבוטל והסרבול הכרוך בתיעוד ידני של המפגשים, המעבר של מטפלים משיטות תיעוד ידניות לדיגיטל עדיין מצוי בראשיתו. בנוסף, שוק הכלים הדיגיטליים צריך לתת מענה לצרכים הספציפיים של הקלינאי: מטפלים לא רוצים רק "נייר דיגיטלי", הם זקוקים לעוזר אישי חכם שיפשט עבורם את המשימות השוטפות בתהליך הקליני, כגון: תמלול קולי, סיכום פגישות, חיפוש מתקדם בתיעודים קודמים, ואבטחת מידע – והכל תוך שמירה על ממשק נגיש ותפעול פשוט ואינטואיטיבי של המערכת.

אנו רואים בכך קריאה לפעולה עבור התעשייה: כמעט 70% מהשוק נמצא ב"שטח הפקר" – מטפלים שמשתמשים בכלים מאולתרים ולא בפתרון המקצועי שנועד להם. כמו כן, הטכנולוגיה חייבת להתפתח באופן שיאפשר לתיעוד להפוך מארכיון פסיבי למשתתף פעיל בהצלחה הקלינית. על ידי אוטומציה של חלקים שונים בניהול התהליך הטיפולי, נוכל לאפשר למטפל לצמוח ולשגשג מקצועית.

מה נכנס לתוך הסיכום הטיפולי?

רצינו להבין אילו רכיבים תופסים מקום מרכזי בתיעוד הטיפולי. כשביקשנו מהמטפלים לפרט מה הם כוללים בדרך כלל בסיכומים שלהם, מצאנו ש- 84% מתעדים את האירועים המרכזיים בחיי המטופל ו- 84% כוללים תכנים רגשיים שעלו במפגש. לעומת זאת, מרכיבים כמו התערבות טיפולית (59.4%), משימות או תרגילים שניתנו (46.9%) ותצפיות על ההתנהגות (43.75%) מופיעים בשכיחות מעט נמוכה יותר.

תובנה: ניתן לראות שהתיעוד מתמקד בעיקר ב"מה נאמר" (תכנים) ובניתוח מקצועי (תובנות). עם זאת, הנתונים מראים פחות דגש על התיעוד המבני של הטיפול – כמו למשל תוכנית טיפול עתידית, או המשכיות מובנית בין מפגשים. הפער הזה מעיד על הזדמנות עבור כלים טכנולוגיים: עזרה למטפלים לא רק בתיעוד מה שעבר, אלא גם בשימור רצף טיפולי ברור וקביעת מטרות קדימה.

כיצד התיעוד תומך בעבודה הטיפולית?

כשביקשנו מהמטפלים לדרג באיזו מידה התיעוד מסייע להם בשורת משימות (במידה מועטה = 1, במידה רבה מאד = 5), התוצאות הראו כי 73% מהמטפלים דיווחו שהתיעוד מסייע להם במידה רבה או רבה מאד בביצוע רפלקציה על העבודה הטיפולית. 69% מהמטפלים ענו כי התיעוד מסייע להם במידה רבה או רבה מאוד בהגנה משפטית או אתית.

תובנה: הנתון הזה מעיד על כך שמטפלים רואים בתיעוד כלי שמסייע להם לאו דווקא במטרה הראשית לשמה הוא נוצר, אלא על מנת להמשיך לצמוח מקצועית: להפיק תובנות עומק בקשר לאיכות עבודתם ולקבל גיבוי משפטי.

הגיע הזמן להפוך את התיעוד לשותף קליני יעיל

הממצאים שלנו מציירים תמונה מורכבת: מחד, המטפלים כיום נמצאים במאבק מתמיד על זמן יקר. הנתונים מראים כי 15% מהמטפלים משקיעים 4 שעות שבועיות ומעלה רק בעבודת התיעוד המשרדית, וברור לכל שהנטל האדמיניסטרטיבי הוא גורם משמעותי לשחיקה מקצועית. 

מאידך, 31% בלבד מקהילת המטפלים עברו להשתמש בתוכנה מתקדמת לניהול התהליך הקליני, על אף שהם מבינים מה היתרונות הגלומים בשימוש במערכת כזו. המשמעות ברורה: השוק עדיין לא מצא את הפתרון האידיאלי שמשלב מקצועיות עם פשטות ונוחות שימוש. 

ב- Therapy Notebook אנחנו מבינים בדיוק את הנקודה הזאת והמטרה שלנו היא לגשר על הפער שזיהינו ושנתמך ע"י הסקר: להחליף את הכלים המאולתרים במערכת חכמה לניהול התהליך הטיפולי, שלא רק מאחסנת מידע, אלא מותאמת לתהליך העבודה הייחודי של מטפלים, ובנוסף היא קלה לתפעול, מאובטחת וגמישה. 

השאיפה שלנו היא להחזיר למטפלים את המשאב היקר ביותר שלהם – הזמן להיות נוכחים עם המטופלים. 

מוכנים לקחת את הקליניקה שלכם לשלב הבא? הצטרפו ל-Therapy Notebook ונהלו את התהליך הטיפולי בראש שקט.