7 שיטות ניהול זמן למטפלים

הקמת קליניקה פרטית דורשת מהמטפל לחבוש כובעים רבים בו זמנית. לצד המיומנות הקלינית בחדר, המטפל מגלה שעליו לתפקד גם כמנהל שיווק, איש כספים ומנהל משרד. אמנם ניהול יומנים, הוצאת קבלות וכתיבת סיכומי פגישות הם חלק בלתי נפרד מהעבודה, אך הם גם גוזלים זמן יקר. 

ללא תכנון נכון, המשימות הניהוליות השוטפות זולגות אל שעות הפנאי ויוצרות תחושת עומס.

ניהול זמן יעיל מבטיח שהאנרגיה שלכם תופנה למקום הנכון מבלי לשחוק את המשאבים האישיים. לשם כך לא נדרש כישרון מולד. מדובר בסט של הרגלים פשוטים שעוזרים לסיים את היום כשכל המשימות מטופלות. בכתבה זו נסקור מספר שיטות פרקטיות לניהול זמן שכל מטפל ומטפלת יכולים ליישם מיד בקליניקה.

אצל רוב המטפלים מקובל מאוד לקיים פגישות של 50 דקות. 10 הדקות הנותרות בכל שעה עגולה הן לא "זמן בונוס" – הן הכרחיות למעבר מנטלי בין מטופלים, לרגיעה קלה ולהתארגנות לקראת הסשן הבא.

• הטיפ שלנו: השתמשו ב- 5 הדקות הראשונות של ההפסקה לתיעוד קצר של נקודות מפתח מהסשן שהסתיים, וב- 5 הדקות הנותרות להתרעננות קצרה והכנה למטופל הבא. באופן הזה, חלק משמעותי מהתיעוד הקליני מתבצע כבר במהלך היום ומונע הצטברות ערימת סיכומי פגישות לסוף השבוע.

אחת הטעויות הנפוצות בקרב מטפלים היא ניסיון לעשות הכל תוך כדי תנועה: לענות למיילים, לסדר את היומן, לכתוב הודעות וואטסאפ, להחזיר טלפונים וכדומה. מענה למייל בין מטופלים או ניסיון לכתוב רשומה רפואית בזמן שהמטופל הבא כבר בדלת מייצרים עומס קוגניטיבי גבוה.

• הפתרון: הקצו "בלוקים" קבועים ביומן למשימות ניהוליות. לדוגמה: חצי שעה בבוקר למענה להודעות, ושעה מרוכזת בסוף היום לסגירת כל התיעוד הקליני. כשמשימה נמצאת ביומן, יש לה סיכוי גבוה יותר להתבצע מבלי לזלוג לזמן המנוחה שלכם.

קבלת הודעות ממטופלים בשעות הערב או בימי מנוחה עלולה להפר את האיזון האישי. לכן, מומלץ להיות ברורים ולתאם ציפיות עם המטופלים כבר בתחילת הקשר ולהסביר שהודעות וואטסאפ מיועדות לעניינים טכניים בלבד ושאתם זמינים למענה בשעות מוגדרות. הצבת גבולות ברורה מסייעת לשמור על האנרגיה שלכם לאורך זמן.

• טיפ: הגדירו שעות קבועות למענה למטופלים. ניתן להשתמש ב-WhatsApp Business כדי להגדיר הודעה אוטומטית המציינת מתי אתם זמינים למענה, ובכך לתאם ציפיות מול המטופלים ולשמור על הגבולות שלכם.

על פי מטריצת אייזנהאואר, משימות מחולקות לפי ארבעה קריטריונים: "חשוב" לעומת "לא חשוב", ו"דחוף" לעומת "לא דחוף". לא כל משימה דחופה היא באמת חשובה. ניהול עסק דורש מאיתנו להבחין בין מה שצריך לקרות עכשיו = חשוב ודחוף (כמו משבר של מטופל) לבין מה שיכול לחכות = חשוב, אך לא דחוף (כמו עיצוב מחדש של האתר).

• טיפ לבעלי קליניקה: משימות אדמיניסטרטיביות חוזרות (כמו הוצאת קבלות או הזמנת ציוד) הן מועמדות מצוינות לאוטומציה. ככל שתורידו מהראש משימות "דחופות אך לא חשובות", כך יתפנה לכם מקום למה שחשוב לכם באמת, כמו יצירתיות או פיתוח מקצועי.

עיקרון פארטו אומר ש-80% מהתוצאות שלנו מגיעות מ-20% מהפעולות שלנו. במונחים של קליניקה, ה-20% האלו הם השעות שאתם נמצאים בתוך החדר עם מטופלים. כל השאר – סידורי ניירת, מענה למיילים וחיפוש מסמכים, אלו פעולות שגוזלות המון זמן אבל לא תמיד מקדמות אתכם. המטרה היא לצמצם את הרעש מסביב כדי שתוכלו להשקיע את המקסימום בטיפול עצמו.

שיטת GTD) Getting Things Done) מבוססת על עיקרון פשוט: המוח שלנו מעולה ביצירת רעיונות, אבל הוא פחות מוצלח באחסון שלהם. כשאנחנו מנסים לזכור לשלוח קבלה למטופל א', לחזור למטופל ב' ולעדכן את היומן למחר, אנחנו מייצרים עומס שפוגע בריכוז שלנו בתוך הסשן.

• הפתרון: במקרה של עומס מנטלי, הפתרון הוא ריקון מנטלי. רשמו כל משימה שעולה לכם, מיד כשהיא מופיעה, במקום אחד קבוע (למשל באפליקציית Notes בנייד, או במחברת). ברגע שהמשימה רשומה, המוח "משחרר" את הצורך להחזיק אותה, ואתם מתפנים להיות נוכחים יותר בטיפול.

ייתכן שהסיטואציות הבאות ייראו לכם מוכרות: 

• אתם מוצאים את עצמכם (שוב!) נאלצים לחפש איפה רשמתם את הטלפון של המטופל..
• אתם מתאמצים לזכור מתי הייתה הפגישה האחרונה שלכם ומה היו עיקרי הדברים שנאמרו בה.. 

אין שום סיבה שתמשיכו להתאמץ לבצע בעצמכם פעולות שחוזרות על עצמן כשאפשר להיעזר באוטומציה. שימוש במערכות חכמות לניהול התהליך הקליני והמטופלים יכולות לחסוך לכם שעות של עבודה מצטברת בכל שבוע.

ניהול יומן חכם ותיק מטופל: במקום לחפש שוב את הטלפון של המטופל, או מה עלה בפגישה האחרונה שלכם, השתמשו במערכת ייעודית לניהול התהליך הטיפולי שמרכזת עבורכם הכל במקום אחד.

ניהול זמן הוא לא מטרה בפני עצמה, אלא כלי שנועד לשמור עליכם, המטפלים. ככל שתהיו פחות עמוסים במנהלות, כך תגיעו לכל פגישה רעננים ונוכחים יותר. 

אל תנסו לאמץ את כל השיטות בבת אחת. בחרו טכניקה אחת שנראית לכם פשוטה ונסו אותה בשבוע הקרוב. השינויים הקטנים הם אלו שעושים את ההבדל הגדול. 

ב- Therapy Notebook המטרה שלנו היא לעזור למטפלים לצמוח. לכן פיתחנו מערכת המסייעת למטפלים לנהל ביעילות את התהליך הטיפולי. עם כלי תמלול קולי מהיר לתיעוד בזמן אמת, סיכום פגישות ויומן מטופלים שמסדר את היום, אנחנו עוזרים לכם להוציא את המנהלה מהראש ולהשאיר פנאי למה שחשוב.

רוצים לראות כיצד הכלים האלו משתלבים ביום העבודה שלכם? הצטרפו ל- Therapy Notebook וגלו איך הטכנולוגיה מפנה לכם זמן יקר למה שחשוב באמת.